为了加强学院学籍档案资源建设，完善学籍档案资料的收集归档工作，更好地为学生学籍管理、学院管理和社会需要服务，根据《高等学校档案工作规范》及《云南省高等学校学籍档案管理办法》的精神，特制定本办法。
        一、    归档范围及保管期限
        学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录都属学籍档案范围。具体范围及保管期限见附件。
        二、质量要求
        归档材料记录内容完整，所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
       （一）、手工书写应使用黑色、蓝黑色笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝笔，字迹工整清晰，签字手续完备。
       （二）破损的文件材料应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
      （三）学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明。
      （四）学籍表中的照片要用原件。
      （五）毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
     （六）电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一致。
      三、归档立卷要求
      学籍档案管理是学院教学管理工作的重要组成部分，学籍档案材料应及时收集、整理，移交学院档案馆。
     （一）每年新学年开始后，招办、教务处、学生管理处学籍管理人员按要求及时收集整理，负责向档案室归档。
     （二）档案室按照《高等学校档案实体分类法》进行分类立卷。
     （三）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，书写是否符合要求，凡不符合规定要求均拒绝接收，并限期改正补交。
     （四）移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份。
     （五）归档时间：综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
        四、开发利用
       （一）学籍档案只能就地查阅，不得外借。查阅学籍档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续。摘抄、复制学籍档案内容及出具档案证明，应加盖档案室公章，方为有效。
       （二）档案室做好编目工作，指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。
       （三）及时收集登记利用学籍档案所产生的社会效益与经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
        五、监督管理
      （一）归档的文件材料需要修改时，需按程序审批；未经批准，不得修改任何文件材料。
      （二）加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查制度，及时研究解决档案管理工作中的问题。
      （三）学籍档案应设专（兼）管理人员，认真负责地做好学籍档案管理工作。
      （四）加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家的档案存放环境，做好学籍档案的防火、防盗、防潮工作，保证学籍档案安全。
     （五）对违反本办法，涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。
 附件：学院学籍档案归档范围、立卷部门和保管期限表

序号	归档范围	保管期限	立卷部门
1	学生入学登记表	永久	教务处、学生处
2	新生录取名册	永久	教务处、学生处
3	学籍表	永久	教务处、学生处
4	选拔、报送学生名单	永久	教务处、学生处
5	学籍变动情况及奖惩材料	长期	院办、教务处、学生处
6	学生参加各种竞赛获奖名单、成绩、奖杯等	永久（重要） 长期（一般）	教务处、学生处、团委、校办
7	优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书复印件	永久（重要） 长期（一般）	学生处、院办、党群部
8	成绩表	永久	教务处、
9	学生年度考核表	永久	教务处、学生处
10	论文及评语	长期	教务处
11	毕业生资格审查名册、登记表	永久	教务处
12	毕业生集体及毕业生个人照片	永久	学生处
13	学生毕业证书、结业证书发放名册	永久	教务处
14	补发各种证书证明材料	永久	教务处
15	毕业生质量跟踪调查材料及毕业生去向	长期	学生处
16	留学生的个人申请材料	长期	教务处、院办